¿Por qué necesitas una herramienta para mejorar la productividad?
A medida que avanzamos en la era digital, la cantidad de herramientas y software disponibles para mejorar la productividad es abrumadora. Pero ¿cómo sabes si realmente necesitas una herramienta en particular? ¿Cómo sabes si realmente te ayudará a ser más eficiente?
En este post, vamos a explorar por qué es importante considerar por qué necesitas una herramienta antes de invertir tiempo y dinero en ella. Vamos a centrarnos en dos herramientas específicas: Asana y Pipedrive, pero los principios que vamos a explorar son aplicables a cualquier herramienta que puedas estar considerando.
¿Por qué necesito esta herramienta?
La primera pregunta que debes hacerte antes de adoptar una nueva herramienta es: ¿por qué la necesito? Parece una pregunta simple, pero es sorprendente la cantidad de personas que se registran en una herramienta simplemente porque les pareció interesante o porque alguien les recomendó que la usaran.
Si no tienes una razón clara y específica para utilizar una herramienta en particular, es probable que no la uses con la frecuencia necesaria para justificar su costo. Si eres el dueño de un negocio, es importante que comuniques a tu equipo por qué estás adoptando una nueva herramienta y cómo va a hacer su trabajo más fácil.
Por ejemplo, si estás considerando utilizar Asana, deberías poder comunicar claramente a tu equipo que la razón de adoptar Asana es mejorar la visibilidad del trabajo del equipo para que todos puedan ver quién está haciendo qué y cuándo. Si no les muestras cómo les va a ayudar a ser más eficientes en su trabajo diario, es poco probable que se sientan motivados para utilizarlo.
¿Puedo hacer lo que necesito de otra manera?
Antes de adoptar una nueva herramienta, deberías considerar si lo que te gustaría lograr es posible utilizando una herramienta existente que ya utilizas. Si ya estás utilizando una herramienta que hace lo que necesitas, ¿por qué pagar por otra herramienta?
Para tomar una decisión entre dos alternativas, es importante preguntarse si vale la pena pasar por la curva de aprendizaje y si la eficiencia adicional o el dinero que se ganará utilizando la herramienta justificarán el costo.
¿Cuánto tiempo me va a ahorrar?
La mayoría de las herramientas y aplicaciones que utilizamos son porque nos ayudan a ahorrar tiempo o a ganar más dinero.
En el caso de Asana, veo el ahorro de tiempo en diferentes dimensiones, estas son algunas:
- Mejora la visibilidad y el seguimiento del trabajo: Asana es una herramienta de gestión de proyectos que permite a los equipos tener una vista general del trabajo en curso. Cada miembro del equipo puede ver qué tareas están en progreso, quién está trabajando en ellas y cuándo se deben completar. Esto facilita la comunicación y colaboración entre los miembros del equipo y evita la duplicación de esfuerzos.
- Aumenta la productividad: Al tener una visión clara del trabajo en curso y saber exactamente lo que se espera de cada miembro del equipo, se puede trabajar de manera más eficiente y productiva. Además, Asana también ofrece funciones como recordatorios y plazos para ayudar a los miembros del equipo a cumplir con sus tareas y objetivos.
- Facilita la gestión del tiempo y la carga de trabajo: Asana permite a los equipos planificar y asignar tareas, lo que ayuda a distribuir la carga de trabajo de manera más equitativa. También ayuda a los miembros del equipo a priorizar tareas y a saber en qué deben trabajar en cada momento.
- Mejora la comunicación y colaboración: Asana ofrece una variedad de herramientas de comunicación, como comentarios y notificaciones, lo que facilita la colaboración entre los miembros del equipo. También permite a los miembros del equipo trabajar juntos en la misma tarea y realizar un seguimiento de los cambios que se realizan en ella.
- Personalización: Asana permite a los usuarios personalizar su espacio de trabajo para adaptarse a sus necesidades. Pueden crear proyectos, tareas y campos personalizados, y establecer reglas y automatizaciones para que el trabajo fluya de manera más eficiente.
En el caso de Pipedrive, estas son algunas de las razones más comunes que las personas destacan en términos de ahorro de tiempo:
- Interfaz intuitiva: Pipedrive es conocido por su interfaz de usuario intuitiva y fácil de usar. Los usuarios pueden configurar fácilmente su cuenta y comenzar a administrar sus ventas de inmediato. Esto lo hace una opción popular para aquellos que buscan una solución de CRM simple y fácil de usar.
- Gestión de ventas eficiente: Pipedrive está diseñado para ayudar a los equipos de ventas a cerrar más negocios de manera eficiente. Los usuarios pueden organizar fácilmente sus ventas en diferentes etapas, lo que les permite priorizar su tiempo y enfocarse en las oportunidades más importantes. Además, Pipedrive ofrece una amplia gama de herramientas de automatización de ventas que permiten a los usuarios ahorrar tiempo en tareas repetitivas.
- Integraciones: Pipedrive se integra con una amplia gama de herramientas de terceros, lo que lo hace una opción popular para aquellos que buscan una solución de CRM que se integre con su software existente. Algunas de las integraciones más populares incluyen integraciones con Google Apps, Slack, Mailchimp y Zapier.
- Análisis de ventas: Pipedrive ofrece una amplia gama de herramientas de análisis de ventas que permiten a los usuarios rastrear su progreso y tomar decisiones informadas. Los usuarios pueden ver fácilmente sus ingresos, pronósticos y estadísticas de ventas en tiempo real, lo que les permite ajustar su enfoque y mejorar su rendimiento.
- Soporte al cliente: Pipedrive es conocido por su excelente servicio al cliente. Los usuarios pueden comunicarse con el equipo de soporte a través de chat en vivo, correo electrónico o teléfono y recibir ayuda de manera oportuna y efectiva. Además, Pipedrive cuenta con una amplia gama de recursos de soporte en línea, incluidos videos instructivos, guías y tutoriales.
En resumen, antes de invertir tiempo y dinero en una herramienta para mejorar la productividad, es importante considerar por qué la necesitas y si puedes hacer lo que necesitas de otra manera. Debes tener en cuenta cuánto tiempo te ahorrará la herramienta y cómo mejorará tu eficiencia. Esto es aplicable a cualquier herramienta, incluyendo Asana y Pipedrive, y es fundamental comunicar a tu equipo cómo la herramienta les ayudará a ser más eficientes en su trabajo diario.
